Votre voyage d'affaires
Vous avez fait vos études de marché, mis au point une stratégie d'exportation, lu sur la culture et les pratiques des affaires en vigueur dans le pays que vous comptez visiter et dressé une courte liste de personnes que vous voulez rencontrer. Il est maintenant temps de vous rendre sur place.
Vous pourriez faire votre premier voyage dans le cadre d'une mission commerciale organisée par le gouvernement provincial ou fédéral. Vos collègues et compagnons de voyage peuvent vous ouvrir de nouvelles perspectives. Pour plus de commodité, installez-vous près de l'endroit où se dérouleront les séances de travail. Nombre de gens d'affaires choisissent un hôtel près de l'ambassade du Canada, surtout s'ils comptent sur le délégué commercial du Canada pour établir des contacts. Vous épargnerez ainsi sur le temps et les courses de taxis.
Rappelez-vous de donner aux conseillers commerciaux des gouvernements provincial et fédéral un préavis suffisant de votre voyage.
Aspects culturels du voyage d'affaires
Vous devez tout d'abord vous renseigner sur la culture des habitants du marché-cible. Vous pourrez ainsi créer plus facilement des rapports commerciaux qui profiteront aux deux parties.
Prenez le temps de lire des ouvrages sur l'histoire et la culture du pays avant de faire votre premier voyage d'affaires. Non seulement vous profiterez mieux de votre visite, mais votre intérêt sera remarqué et apprécié par vos contacts commerciaux. Les gens d'affaires qui comprennent la culture d'un pays ont plus de chances d'établir des rapports commerciaux solides et durables.
Les Canadiens ont généralement une réputation d'équité et de fiabilité à l'étranger, ce qui les aide à forger des alliances. Ils sont généralement appréciés dans les cercles d'affaires internationaux, peut-être à cause de leur réserve traditionnelle. Cependant, les entreprises canadiennes doivent être sensibles aux différentes façons de traiter les affaires et à la grande importance accordée au développement des relations d'affaires. Dans beaucoup de cultures, la première rencontre est l'occasion de faire connaissance. La coutume peut demander que les négociations serrées soient remises à un autre jour
Coutumes et tabous
Il faut tenir compte des tabous culturels dans les rapports commerciaux. En Thaïlande, par exemple, il est culturellement inacceptable de toucher la tête d'un Thaï. Et la politesse exige que l'on ne montre pas la semelle de ses souliers quand on croise les jambes. Au Japon, l'échange de cadeaux fait partie intégrante des négociations d'affaires. Par contre, il est rare d'échanger des cadeaux en Allemagne.
Les habitudes culturelles ont également un effet sur le type de produit qui peut être offert et ses dates de commercialisation. Aux Pays-Bas, par exemple, les cadeaux de Noël sont offerts à la Saint-Nicolas, le 5 décembre, et non le 25 décembre, ce dont vous voudrez peut-être tenir compte dans vos campagnes promotionnelles. De plus, les habitudes concernant les services de notariat peuvent différer d'un pays à l'autre.
N'oubliez pas d'emporter ce qui suit
- Un grand nombre de cartes d'affaires pour les réunions et les visites (il peut être utile de faire faire des cartes avec une traduction dans la langue locale au verso).
- Du papier à lettres et des enveloppes à l'en-tête de votre société.
- Des dépliants publicitaires et des documents techniques sur votre société et votre produit.
- Des échantillons de produit, le cas échéant, si cela est faisable (il est recommandé de se procurer un « carnet », qui facilite le passage des douanes).
- Une collection de petits cadeaux (demandez conseil au délégué commercial). Vous voudrez peut-être emporter des cadeaux associés à votre entreprise.
- Suffisamment d'argent - ayez assez d'argent en devise locale pour vous faire conduire à l'hôtel (les meilleurs taux de change sont souvent ceux qui sont offerts à l'aéroport à l'arrivée).
Prenez avec vous un grand nombre de cartes d'affaires et traitez l'échange de cartes avec respect, particulièrement dans les pays de culture formelle. Au Japon, lors de l'échange de cartes, le titre et l'organisme sont reconnus par des hochements de tête et des commentaires de cérémonie. En Indonésie, seule la main droite est utilisée pour échanger les cartes.
Les cultures diffèrent également en ce qui concerne l'utilisation des repas pour les rencontres d'affaires et le moment où les questions d'affaires sont introduites. En France et en Espagne, les déjeuners d'affaires peuvent durer deux ou trois heures et sont l'occasion de faire connaissance. Aux Antilles, les gens d'affaires rentrent chez eux pour déjeuner en famille.
Remarque: Demandez des livres à la bibliothèque sur les aspects culturels des voyages d'affaires à l'étranger. Les
délégués commerciaux du Canada pourront généralement vous fournir, sur demande, une liste de ce qu'il faut faire et ne pas faire dans le marché qui vous intéresse. Vous n'avez qu'à la demander!
Conseils aux voyageurs
- Prévoyez du temps pour vous reposer à l'arrivée. Vous serez sans doute sous l'effet du décalage horaire après un long vol.
- Mettez votre passeport et vos cartes de crédit en lieu sûr. Il est souvent conseillé de les déposer dans un coffret de sûreté à l'hôtel et de n'apporter avec soi que le nécessaire pour la journée.
- Faites faire un double de tous les documents importants.
- Emportez une carte-adresse de votre hôtel dans la langue du pays où vous êtes. Vous pourrez ainsi rentrer à votre hôtel si vous avez des problèmes de communication avec le chauffeur de taxi.
- Communiquez avec l'ambassade ou le consulat du Canada si vous avez besoin d'aide.
- Lorsque vous dressez votre horaire de rendez-vous, rappelez-vous de prévoir suffisamment de temps pour les déplacements d'un lieu à un autre. Dans certaines villes, la durée des déplacements peut être beaucoup plus longue qu'au Canada pour un même nombre de kilomètres.
Liste de contrôle avant le voyage
- Assurez-vous que votre passeport est valide - la plupart des pays exigent un passeport d'une durée d'au moins six mois à l'arrivée (c'est-à-dire jusqu'à la date d'expiration).
- Obtenez les visas ou les permis d'entrée exigés par le pays de destination. Vous aurez peut-être aussi besoin de visas de transit en cas d'arrêts en cours de route. Renseignez-vous auprès de votre agent de voyage et du consulat des pays où vous comptez vous rendre. Emportez des photos taille passeport supplémentaires.
- Faites-vous faire les vaccinations recommandées pour le pays de destination. Renseignez-vous auprès du service spécialisé dans les voyages à l'étranger des principaux hôpitaux. Emportez avec vous votre certificat de vaccination.
- Souscrivez une assurance médicale pour voyager à l'extérieur du Canada. Ne partez pas du principe que votre assurance ordinaire sera suffisante en cas d'urgence.
- Laissez un double de votre itinéraire, y compris la liste des hôtels où vous descendrez, auprès de vos collègues ou des membres de votre famille.
- Emportez quelques médicaments de base - antibiotiques, désinfectants, remèdes contre les maux d'estomac et les maux de tête, pansements stériles.
- Demandez conseil à votre médecin avant de voyager, surtout dans les tropiques, et demandez-lui une lettre d'autorisation si vous emportez des médicaments spéciaux.
- Confirmez tous les vols et toutes les réservations d'hôtel. Reconfirmez tous les vols et tous les hôtels à chaque arrêt pour le reste du voyage. Attention : si les réservations de vol pour la suite du voyage ou le retour ne sont pas confirmées au moins 48 heures avant le départ, elles risquent d'être annulées automatiquement par l'ordinateur.
- Renseignez-vous sur tous les congés observés dans vos nouveaux marchés.
- Vérifiez la date d'expiration et l'acceptabilité de vos cartes de crédit et veillez à en payer le solde pour pouvoir les utiliser à pleine capacité.
- Enregistrez votre téléphone portable, votre ordinateur et les autres appareils que vous emportez à l'étranger auprès de Douanes Canada, afin d'éviter tout problème au passage des frontières et au retour. Emportez toutes les factures prouvant que ces appareils ont bel et bien été achetés.
