Gestion des condominiums
structure
À certains égards, un complexe condominial ressemble à un petit village. Les propriétaires de chaque partie privative sont des membres de l’association condominiale et ont le droit de voter aux assemblées (une voix par partie privative). Un conseil d’administration élu, comme dans les conseils municipaux, prend des décisions au nom des propriétaires et recrute souvent du personnel pour exécuter le travail. Comme les municipalités ont un gestionnaire municipal, les associations condominiales ont souvent un gestionnaire immobilier.
Association condominiale
L’association condominiale est responsable de la gestion de la propriété, des finances, des registres officiels, de l’étude relative au fonds de réserve et de toutes les questions connexes. En tant que propriétaire, vous avez le droit de consulter les dossiers de l’association aussi longtemps que vous formulez votre demande par écrit et que vous donnez à l’association un préavis raisonnable.
Conseil d’administration
Les propriétaires élisent les membres du conseil d’administration pour gérer les affaires de l’association condominiale.
Habituellement, le conseil d’administration se réunit une fois par mois pour s’occuper de la gestion des affaires. Voici certaines des responsabilités du conseil :
- veiller au bon entretien de l’immeuble et de la propriété et s’assurer que les réparations soient effectuées au besoin;
- renouveler l’étude relative au fonds de réserve tous les trois ans et veiller à ce que les fonds adéquats soient déposés dans le fonds de réserve pour couvrir les réparations importantes;
- nommer un vérificateur et surveiller la responsabilité comptable;
- tenir une assemblée annuelle des propriétaires de parties privatives et toute autre assemblée de propriétaires qui se révèle nécessaire;
- adopter les règlements relatifs aux responsabilités et pouvoirs du conseil, au déroulement des assemblées et au recouvrement des dépenses communes;
- adopter des règles visant à promouvoir la sûreté, la sécurité et le bien-être des propriétaires.
Administrateurs
Le conseil d’administration doit être composé d’au moins trois administrateurs. Chaque administrateur doit :
- agir honnêtement, de bonne foi et faire preuve de diligence dans la gestion des affaires du conseil;
- agir avec soin et compétence dans l’exécution des fonctions;
- divulguer par écrit les conflits d’intérêt;
- avoir au moins 18 ans, être sain d’esprit et ne pas être en faillite.
Les administrateurs sont élus pour un mandat maximal de trois ans et peuvent se présenter de nouveau. Il est recommandé d’élire les administrateurs de façon que leurs mandats se chevauchent, de sorte qu’il y ait toujours un administrateur possédant une certaine expérience.
Les administrateurs peuvent être démis de leurs fonctions par un vote majoritaire. (Voir autres assemblées des propriétaires.) Les propriétaires peuvent ensuite élire un membre suppléant.
Gestionnaire immobilier
Les conseils d’administration peuvent recruter un gestionnaire immobilier (ou une entreprise de gestion immobilière) pour surveiller les opérations quotidiennes. Un gestionnaire immobilier peut :
- percevoir les dépenses communes;
- conserver les dossiers de gestion;
- répondre aux plaintes des propriétaires;
- s’occuper de l’entretien des parties communes;
- recruter et surveiller des sociétés de services.
Le gestionnaire immobilier relève du conseil d’administration.
Assemblées
Assemblées générales annuelles
Le conseil d’administration tient des assemblées générales annuelles (AGA) au cours desquelles les propriétaires votent sur des décisions importantes. Une AGA doit être tenue dans les six mois précédant la fin de l’exercice financier de l’association afin que les propriétaires puissent examiner les états financiers au moment pertinent.
Avant la tenue de l’AGA, le vérificateur doit présenter un rapport sur les états financiers de l’association. Les états financiers et le rapport du vérificateur doivent être joints à l’avis concernant la tenue de l’AGA.
Le vote dépend du nombre d’unités et non du nombre de propriétaires. Chaque partie privative a le droit à une voix peu importe si la partie appartient à un, à deux ou à plusieurs propriétaires.
Autres assemblées des propriétaires
Le conseil d’administration peut annoncer la tenue d’une assemblée des propriétaires à tout moment. L’avis d’assemblée doit expliquer le but de la tenue de l’assemblée.
Les propriétaires peuvent demander la tenue d’une assemblée des propriétaires sur n’importe quel sujet qui les préoccupe, qu’il s’agisse d’une question portant sur une règle ou de la performance d’un administrateur.
- Si 15 % des propriétaires demandent par écrit la tenue d’une assemblée extraordinaire, le conseil d’administration doit tenir une telle assemblée dans les 35 jours suivant la réception de la demande.
- La demande doit préciser les questions qui seront abordées. Par exemple, certains propriétaires peuvent souhaiter modifier les heures d’accès à la piscine. Les propriétaires d’une majorité des unités peuvent modifier une règle.
- Si le but de l’assemblée porte entre autres sur le retrait d’un administrateur, le nom de celui-ci et la raison du retrait doivent être précisés.
- Si le conseil d’administration omet de tenir l’assemblée extraordinaire, la ou les personnes qui en ont fait la demande peuvent organiser une telle assemblée dans un délai de 45 jours.
Le vote par procuration
Si vous n‘êtes pas en mesure d’assister à une AGA ou à une assemblée des propriétaires, mais que vous voulez jouer un rôle dans le processus de prise de décision, vous pouvez choisir de soumettre un formulaire de procuration. Cela autorise une autre personne qui prévoit assister à la réunion à voter en votre nom. Votre conseil d'administration du condominium ou votre gestionnaire immobilier pourrait avoir des formulaires de procurations, vous pouvez sinon télécharger un exemplaire:
- Procuration pour voter sur les sujets d’ordre général
[PDF] 
[Word] - Procuration pour voter à l’élection des directeurs [PDF] [Word]
- Procuration pour voter la destitution des directeurs [PDF] [Word]
Réunions du conseil d’administration
Seuls les administrateurs ont le droit de participer aux réunions du conseil d’administration. Les administrateurs peuvent à l’occasion inviter les propriétaires ou d’autres intervenants à participer à leurs réunions et à examiner une question avec le conseil.
Les conseils d’administration doivent garder les procès-verbaux de leurs assemblées. Les procès-verbaux doivent être mis à la disposition des propriétaires qui peuvent les consulter. L’association ne peut imposer des frais aux propriétaires pour qu’ils examinent les procès-verbaux mais elle peut exiger des frais raisonnables pour les copies que les propriétaires peuvent demander.
En Savoir Davantage
